外贸单证遗失如何防患于未然

单证遗失，可能是由于出口商制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递流程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完美，一般以邮资的若干倍来盘算。而外贸单证的特别性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此，产生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠自己去尽力补救。

首先要防患于未然，企业内部建立起对比清晰的单证制作和传递规程。业务员自己缮制保管单证的，要留意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门的单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交流程中的“真空”缺漏。

所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对原单处置。

单证遗失后，要第一时间处置。属于自己缮制的发票装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。