外贸预备工作：建立完全的产品数据库

大部分的中小企业，产品无论在质量和价钱上与同业相比都没有什么太大优点，特殊是在同类产品集中产区尤为明显。比如全部县几十个工厂都是做圆珠笔的，哪家产品都一样。这种情形下，外贸部门能拚的只有“客户服务”了。做好客户服务，首先要了解自己的产品，在开发客户的时候能第一时间回复客户的讯问，提供尽可能翔实的产品材料。所以，“一个人的外贸部”第一项基本工作就是把现有的产品整理出数据，建立数据库，包含照片、产品尺码和装箱材料。

这种工作看似基本和简单，实际上很多工厂都没有做过，产品没编号，价钱要临时间老板，照片是拷贝别人的，也记不清一个外箱能装多少，尺码重量如何……因此建立完全的数据库是当务之急。建立数据库的同时，自己也能尽快了解产品，发觉自己过去没有留意到的知识盲点。产品知识越丰富、专业，越能赢得客户信任，这是常理。另一方面，完全的产品数据库也是一种名贵材料，对自己个人的事业发展也是个筹码，这是后话了。

建产品数据库，懂电脑有条件的可以做个管理软件，没条件的话就用Excell搞个表格也行。

作为配套，建立起外贸部门的样品间，尽量收集齐全样品，编号管理。

同理，建立客户材料数据库，包含联系方法、成交记录等。